ERP如何從“成功上線(xiàn)”到“上線(xiàn)成功”
2019/4/18 21:28:38 點(diǎn)擊：
ERP項(xiàng)目實(shí)施的效果，如何能避免“成功上線(xiàn)”而真正實(shí)現(xiàn)“上線(xiàn)成功”，這對(duì)ERP項(xiàng)目的管理者和實(shí)施ERP的企業(yè)而言，始終是一個(gè)值得總結(jié)和思考的命題。作者經(jīng)過(guò)多家制造業(yè)企業(yè)ERP項(xiàng)目的實(shí)施，結(jié)合在工作中遇到的問(wèn)題和感受，將項(xiàng)目實(shí)施工作中的需要重點(diǎn)關(guān)注內(nèi)容總結(jié)如下。
一、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持是項(xiàng)目實(shí)施成功的關(guān)鍵
企業(yè)實(shí)施ERP項(xiàng)目，早已不是多年前的面子工程，現(xiàn)代企業(yè)的管理者對(duì)企業(yè)管理和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)都有了更深層次的理解，但是多數(shù)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)并不清楚在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，需要給雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)以何種關(guān)注和支持。
很多實(shí)施效果不好的企業(yè)都會(huì)有一個(gè)共同的特點(diǎn)，那就是項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)動(dòng)員喊口號(hào)，項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中卻不聞不問(wèn)，以致各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)之間互相推諉扯皮，企業(yè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以各種方式規(guī)避項(xiàng)目責(zé)任，項(xiàng)目問(wèn)題得不到及時(shí)有效的解決，不只影響了實(shí)施的進(jìn)度，往往還會(huì)讓實(shí)施效果大打折扣。要知道，沒(méi)有企業(yè)管理者的鼎力支持和理解，企業(yè)的ERP之路必將寸步難行。因此，項(xiàng)目實(shí)施人員必須通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、會(huì)談等多種方式，反復(fù)向企業(yè)管理者灌輸正確的實(shí)施方法，讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)真正了解ERP的作用和理念，也讓企業(yè)真正從項(xiàng)目實(shí)施中取得收益。
二、企業(yè)才是ERP項(xiàng)目實(shí)施的主體
ERP項(xiàng)目實(shí)施不是簡(jiǎn)單的企業(yè)買(mǎi)單請(qǐng)實(shí)施顧問(wèn)工作，不僅僅是買(mǎi)到一個(gè)軟件工具，錄入一堆不知所謂的數(shù)據(jù)，而是企業(yè)要通過(guò)項(xiàng)目的實(shí)施學(xué)習(xí)到先進(jìn)的管理理念和方法，優(yōu)化企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，填埋管理漏洞。對(duì)于項(xiàng)目管理者而言，項(xiàng)目實(shí)施最大的難度在于讓企業(yè)意識(shí)到自身才是實(shí)施工作的主體，這一點(diǎn)完全不同于企業(yè)花錢(qián)購(gòu)買(mǎi)設(shè)備的安裝和調(diào)試。實(shí)施顧問(wèn)是企業(yè)請(qǐng)來(lái)的老師，是企業(yè)信息化的領(lǐng)路人，而不是企業(yè)雇傭的技術(shù)工人，如果在項(xiàng)目實(shí)施中企業(yè)不能吸收ERP軟件中先進(jìn)的管理思路，培養(yǎng)出自己的實(shí)施隊(duì)伍，那么當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束、實(shí)施顧問(wèn)離廠，企業(yè)將很難維持系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，甚至可能面臨管理倒退的危機(jī)。
這種理念的傳遞并不是講一次就可以見(jiàn)效的，而是需要在工作中不斷強(qiáng)調(diào)和灌輸，只有企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和實(shí)施團(tuán)隊(duì)真正意識(shí)到項(xiàng)目工作應(yīng)該以自己為主導(dǎo)時(shí)，才能避免出現(xiàn)被動(dòng)局面，讓項(xiàng)目計(jì)劃和組織工作能夠順利實(shí)施。
三、以健全的實(shí)施方法掌控項(xiàng)目范圍
ERP供應(yīng)商的項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)的一個(gè)重要責(zé)任，就是將ERP軟件的管理思想傳遞給客戶(hù)，讓企業(yè)理解我們常說(shuō)的“三分軟件、七分管理”。面對(duì)企業(yè)無(wú)止境的需求和客戶(hù)化要求，如果沒(méi)有健全的實(shí)施方法論來(lái)支撐，就會(huì)使客戶(hù)偏見(jiàn)的認(rèn)為ERP軟件僅僅是一個(gè)工具，而領(lǐng)悟不到其中的管理思想，這也會(huì)導(dǎo)致ERP項(xiàng)目實(shí)施的范圍無(wú)限擴(kuò)大、項(xiàng)目周期延長(zhǎng)，造成項(xiàng)目成本增加，項(xiàng)目進(jìn)度拖期，項(xiàng)目工作陷入一片沼澤。
項(xiàng)目實(shí)施工作應(yīng)該起到一個(gè)橋梁的作用，讓企業(yè)和ERP供應(yīng)商通過(guò)密切合作實(shí)現(xiàn)雙贏。一方面，ER(續(xù)致信網(wǎng)上一頁(yè)內(nèi)容)P廠商為客戶(hù)服務(wù)，有效過(guò)濾和控制客戶(hù)化需求，將合理的企業(yè)業(yè)務(wù)解決方案完善在產(chǎn)品中，使產(chǎn)品的適應(yīng)性更強(qiáng)，也在一定程度上保證了客戶(hù)滿(mǎn)意度。另一方面，客戶(hù)為ERP廠商提供合理的代表行業(yè)發(fā)展方向的個(gè)性化需求，讓企業(yè)業(yè)務(wù)通過(guò)完善的解決方案得到優(yōu)化，也使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制，項(xiàng)目工作可以按雙方預(yù)定的軌跡前行。
四、良好的溝通管理是項(xiàng)目成功的保障
在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，就需要建立有效的溝通機(jī)制和渠道，比如約定定期向企業(yè)高層進(jìn)行工作匯報(bào)，項(xiàng)目問(wèn)題通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)制度及時(shí)和企業(yè)方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通解決。溝通的目的，除了前文提到的向企業(yè)傳達(dá)我們的實(shí)施方法和理念，獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的支持，更重要的是要管理企業(yè)管理者的項(xiàng)目期望，通過(guò)工作匯報(bào)讓企業(yè)高層清楚的知道企業(yè)的信息化基礎(chǔ)和條件，避免企業(yè)提出不切實(shí)際的管理目標(biāo)，合理地提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。
項(xiàng)目管理中，溝通管理包含與企業(yè)中各級(jí)人員的溝通，關(guān)鍵問(wèn)題和關(guān)鍵干系人的溝通對(duì)項(xiàng)目成敗起了至關(guān)重要的作用。比如，與企業(yè)方管理層之間的溝通，可以確保ERP項(xiàng)目的進(jìn)度和方向符合企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理目標(biāo)，也使領(lǐng)導(dǎo)者能夠及時(shí)了解ERP項(xiàng)目的進(jìn)展情況，對(duì)項(xiàng)目推進(jìn)中的問(wèn)題給予支持和關(guān)注;與企業(yè)方實(shí)施小組成員(通常為信息化部門(mén))的溝通，可以讓實(shí)施人員深刻了解客戶(hù)的信息化需求和實(shí)施的難度等，明確雙方的職責(zé)和分工，有助于實(shí)施人員把握實(shí)施進(jìn)度和落實(shí)工作計(jì)劃;與企業(yè)方業(yè)務(wù)人員的溝通，可以幫助我們深入了解企業(yè)業(yè)務(wù)，關(guān)注到企業(yè)需求的根源，便于我們?yōu)槠髽I(yè)提供全面的解決方案，保證項(xiàng)目工作的順利進(jìn)行。
溝通的技巧通常因人而異，但有幾個(gè)最基本的原則是通用的，首先要注意的是不要先入為主，即不要先把對(duì)方按自己的想法“定位”，否則將很難虛心了解到客戶(hù)問(wèn)題的真相，對(duì)于用戶(hù)的需求要認(rèn)真分析，合理需求可以視其對(duì)業(yè)務(wù)的影響程度，按優(yōu)先級(jí)與客戶(hù)約定解決時(shí)間和方式，不能解決的也要耐心的向用戶(hù)說(shuō)明，不能欺騙甚至無(wú)故拖延，這是與用戶(hù)建立相互信任關(guān)系的基礎(chǔ);其次，項(xiàng)目雙方合作，由于立場(chǎng)不同，在很多時(shí)候會(huì)出現(xiàn)分歧，這時(shí)應(yīng)該少說(shuō)多聽(tīng)，在對(duì)方的觀點(diǎn)沒(méi)有充分表達(dá)之前不要打斷，更不要急于發(fā)表自己的意見(jiàn)，以獲取正確、完整的信息;再次，要避免帶著情緒溝通，這不僅對(duì)解決分歧沒(méi)有好處，更有可能會(huì)帶動(dòng)對(duì)方的情緒變化，讓溝通結(jié)果朝著更壞的方向發(fā)展�？傊瑢�(duì)于項(xiàng)目實(shí)施人員而言，只有多站在客戶(hù)的角度考慮問(wèn)題，才能更深入的了解企業(yè)需求，也只有在理解對(duì)方的基礎(chǔ)上，才會(huì)得到客戶(hù)更多的理解和支持。
五、總攬全局、及早規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
項(xiàng)目實(shí)施中每個(gè)階段都有當(dāng)期的重點(diǎn)工作，比如在調(diào)研階段，我們需要了解企業(yè)對(duì)項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)、管理重點(diǎn)，關(guān)注企業(yè)的特殊業(yè)務(wù)和需求;實(shí)施方案階段，我們要注意方案是否可以落地，尤其是企業(yè)特殊業(yè)務(wù)和逆流程的解決方案是否合理有效;項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中要關(guān)注計(jì)劃的執(zhí)行，控制項(xiàng)目成本等等，這些就要求項(xiàng)目經(jīng)理必須能夠站在高處俯視項(xiàng)目的全貌，避免陷入某項(xiàng)具體的工作，而忽視了對(duì)項(xiàng)目關(guān)鍵點(diǎn)的把控。
ERP廠商在為企業(yè)提供解決方案時(shí)都包含了對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)估和分析，但往往在實(shí)際工作中缺乏對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的持續(xù)關(guān)注。項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理需要像項(xiàng)目計(jì)劃一樣，隨著項(xiàng)目的進(jìn)展不斷調(diào)整和更新，并為級(jí)別較高的風(fēng)險(xiǎn)準(zhǔn)備充分的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案。比如，某項(xiàng)目實(shí)施中我們用到了一項(xiàng)較生疏的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，雖然經(jīng)過(guò)前期的準(zhǔn)備和調(diào)試，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)傳遞的目標(biāo)，但由于客戶(hù)現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境和我們的測(cè)試硬件環(huán)境不一致，經(jīng)過(guò)反復(fù)調(diào)試仍無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸，此時(shí)已經(jīng)到達(dá)了計(jì)劃的完成日期，為了確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，我們必須啟用備用解決方案，否則一旦工作項(xiàng)拖期，將會(huì)對(duì)項(xiàng)目的上線(xiàn)計(jì)劃造成嚴(yán)重的影響。
六、關(guān)注細(xì)節(jié)、關(guān)注企業(yè)職責(zé)
細(xì)節(jié)決定成敗，經(jīng)歷過(guò)項(xiàng)目實(shí)施工作的人都會(huì)有這樣的體會(huì)——幾乎所有關(guān)注不到的地方都會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，所以項(xiàng)目無(wú)小事。從對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃的編制到每一項(xiàng)需求的明確和解決，從管理制度的編制到人員權(quán)限的劃分，每一項(xiàng)工作都關(guān)系到項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量控制，關(guān)系到客戶(hù)對(duì)項(xiàng)目工作的滿(mǎn)意度評(píng)價(jià)。
在實(shí)施中，實(shí)施人員經(jīng)常陷入的一個(gè)誤區(qū)就是“這件事安排給企業(yè)了，和我無(wú)關(guān)”，當(dāng)我們腦海中出現(xiàn)這樣的想法時(shí)，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)就已然出現(xiàn)了。比如，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作布置給企業(yè)業(yè)務(wù)部門(mén)，我們也提出明確的要求，要求業(yè)務(wù)人員保證期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可無(wú)論強(qiáng)調(diào)多少次數(shù)據(jù)的重要性，一定還有人在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備過(guò)程中存在主觀或者客觀的疏漏，而項(xiàng)目實(shí)施人員對(duì)這件事如果抱著“與我無(wú)關(guān)”的態(tài)度，勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)上線(xiàn)后發(fā)現(xiàn)大量的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的情況，這時(shí)輕則需要通過(guò)補(bǔ)救措施調(diào)整，嚴(yán)重的可能會(huì)造成項(xiàng)目重新上線(xiàn)。我們相信企業(yè)可以把工作做好，但是不能免于監(jiān)督，只有我們時(shí)時(shí)關(guān)注企業(yè)方項(xiàng)目職責(zé)的落地，才能有效避免項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，讓實(shí)施工作有序推進(jìn)。
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